Характеристика средств автоматизации электронного офиса

[341_Iakunin]

Тема:Характеристика средств автоматизации электронного офиса.
Исполнитель - Якунин Аким Алексеевич, гр.341-об.
Научный руководитель - Скрипко Ольга Валерьевна д-р техн. наук, профессор каф. АППиЭ.

Введение:
1.Определение электронного офиса
2.Основные функции автоматизации

Компоненты автоматизации:
1.Аппаратные средства:
1.1.Персональные компьютеры
1.2.Периферийное оборудование
1.3.Сетевое оснащение
2.Программное обеспечение:
2.1.Системы создания документов
2.2.Программы управления
2.3.Средства документооборота

Практическое применение:
1.Автоматизированные рабочие места
2.Современные тенденции
3.Перспективы развития

Заключение:
1.Основные выводы


Введение
1.Электронный офис (ЭО) - это комплексная, интегрированная информационная система, объединяющая программные и аппаратные средства, технологии и процессы, предназначенная для автоматизации офисных задач, документооборота, коммуникаций и совместной работы сотрудников, с целью повышения эффективности, производительности и качества работы организации. В своей сущности ЭО представляет собой переход от традиционного бумажного офиса к безбумажной или малобумажной среде, где большая часть операций в электронном виде, что позволяет оптимизировать процессы и повысить эффективность работы.

2.Основные функции автоматизации ЭО можно сгруппировать по областям деятельности: Управление документами и документооборотом (хранение и архивирование документов, электронный документооборот, сканирование и распознавание текста); Управление коммуникациями и сотрудничеством (электронная почта, видеоконференцсвязь, календарное планирование и управление задачами); Управление информацией и знаниями (База данных(БД), анализ и поиск информации в БД); Управление бизнес-процессами (Системы управления бизнес-процессами(BPMS)-пример: ELMA BPM: Российская система с широким спектром возможностей для автоматизации бизнес-процессов в которые входят: моделирование и автоматизация процессов, управлениями правилами принятия решений, мониторинг и аналитика хода выполнения процессов)

Компоненты автоматизации

1.Аппаратные средства:

1.1.Персональные компьютеры - Обеспечивают основную вычислительную мощность для работы с документами, приложениями и другими офисными задачами.

1.2.Переферийное оборудование: Принтеры: Лазерные - для большого объема печати, Струйные - цветная печать с высоким разрешением, Матричные - для печати на специальных бланках и чеках; Сканеры - оцифровка бумажных документов; МФУ - объединение принтера, сканера, копира и факса; Устройства для считывания штрихкодов и RFID-меток - автоматизация учета и идентификации; интерактивные доски и проекторы; переферийные оборудования для онлайн конференций.

1.3.Сетевое оснащение: Серверы - для хранения и обработки данных; Маршрутизаторы - для организации локальной сети и подключения к интернету; Коммутаторы -для объединения устройств в локальную сеть; сетевые хранилища данных(NAS) - для централизации хранения данных.

2.Программное обеспечение

2.1.Системы создания документов: Текстовые редакторы, редакторы электронных таблиц, программы для созданий презентаций, графические редакторы, программы для создания чертежей.
К ним относятся следующие программы:

• Офисные пакеты: Microsoft Office, Google Workspace, LibreOffice, WPS Office;
• Редакторы Markdown: Typora, Obsidian, Visual Studio Code(с расширением);
• Системы автоматизации создания документов: HotDocs, Conga, Nintex;
• Инструменты создания таблиц и блок-схем: Microsoft Visio, draw.io, Lucidchart;
• Редакторы математических формул: MathType.

2.2.Программы управления: Операционные Системы, Системы Управления Базами Данных, Системы управления ресурсами предприятия (ERP), Система управления взаимоотношения с клиентами (CRM), Антивирусное программное обеспечение.

• Операционные системы: Windows (Самая популярная ОС), macOS(операционная система Apple для компьютеров Mac), Linux(Семейство ОС на ядре Linux из популярных: Ubuntu, Fedorra, Debian)
• Системы управления БД(СУБД): MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database.
• Системы управления ресурсами предприятия (ERP): SAP ERP(Самая популярная ERP-система), Oracle ERP Cloud, Microsoft Dynamics 365, Odoo;

Что такое ERP(Enterprise Resource Planning) - это система управления ресурсами предприятия. В которые входят: Финансы и бухгалтерия(Учеты, отчетности, бюджетирование), Управление запасами и логистиками(планирование закупок, управление складом, доставка), Производство(Планирование и управление производственными процессами), Управление персоналом(HRM)(Учет сотрудников, расчет заработной платы, управление талантами), Продажи(Обработка заказов, выставление счетов).
Основная задача ERP - оптимизировать использование всех ресурсов компании, обеспечивая прозрачность и контроль над всеми бизнес-процессами. Она помогает сократить издержки, повысить эффективность и принимать обоснованные управленческие решения на основе единой, актуальной информации.

• Система управления взаимоотношения с клиентами (CRM): Salesforce Sales Cloud, Microsoft Dynamics 365 Sales, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive;

Что такое CRM(Customer Relationship Management) - это система управления взаимоотношениями с клиентами. Если ERP делает упор на внутренние ресурсы и процессы, то CRM в свою очередь делает упор на внешнем контуре, а именно взаимоотношение с клиентами. К ним относятся: Маркетинг(Кампании, анализ рынка, сегментация клиентов), Продажи(Заключение сделок, воронка продаж, управление потенциальными клиентами(лидами)), Обслуживание клиентов(Обращения, жалобы, предложения, поддержка)

• Антивирусное программное обеспечение: Norton AntiVirus, McAfee Total Protection, Kaspersky Anti-Virus, Windows Defender (Microsoft Defender).

2.3Средства документооборота: Системы электронного документооборота(СЭД), системы архивирования документов, системы распознавания текста, облачные сервисы хранения данных, системы электронной подписи.

• СЭД: Directum(Одна из ведущих Российских СЭД), Docsvision, ELMA, ТЕЗИС, ДЕЛО;

Разберем одну из вышеприведенных СЭД. ДЕЛО - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Функционально ДЕЛО относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM), она обеспечивает как автоматизацию процедур общего документооборота компании, так и автоматизацию контроля  исполнения поручений. К дополнительном опциям относятся также: Электронная подпись и шифрование, Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ), Управление процессами, Сканирование и Поточное сканирование, Защита от несанкционированного доступа, Оповещения и уведомления, Интеграция СЭД ДЕЛО и 1С , Печать и поиск штрих-кодов, Юридически значимый документооборот.

• Системы архивирования документов: Архивное дело, DocuWare, OpenKM, LogicalDOC;
• Системы распознания текста(OCR - Optical Character Recognition): ABBYY FineReader, Readiris, Tesseract OCR;
• Облачные сервисы хранения данных: Google Drive, Microsoft OneDrive, Яндекс.Диск, Mail.ru Облако, Dropbox;
• Системы электронной подписи: КриптоПро CSP, Контур.Крипто, СБИС Электронная подпись.

Практическое применение

1. Автоматизированные рабочие места (АРМ) - индивидуальный комплекс технических и программных средств, предназначенных для выполнения определенных профессиональных задач конкретным сотрудником. Это ключевой элемент автоматизации - по сути АРМ  это компьютерное рабочее место, оснащенное необходимыми программными обеспечениями для выполнения конкретных задач.
Примеры:

• АРМ бухгалтера: содержание на рабочем месте ERP-систем, например 1C для ведения учета, составления отчетности и расчетов с контрагентами;
• АРМ юриста: содержание СЭД для работы с документами и ведения договорной работы;
• АРМ инженера или конструктора: содержание CAD-систем таких как сервисы Аскон(ВЕРТИКАЛЬ, КОМПАС-3D).

2. Современные тенденции в области автоматизации электронного офиса направлены на повышение эффективности, удобства и адаптивности. Основные тренды:

• Кросплатформенность: Развитие мобильных приложений и адаптация офисных систем для работы на мобильных устройствах, обеспечение доступа к информации и инструментам в любом месте и в любое время;
• Искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение (МО): Внедрение ИИ для автоматизации рутинных задач, анализа данных, прогнозирования, персонализации обслуживания. Примеры: чат-боты для обслуживания клиентов, автоматическая классификация документов или прогнозирование продаж;
• Интеграция и унификация: Стремление к интеграции различных систем и сервисов для создания единой информационной среды, обеспечивающей бесшовный обмен данными и согласованную работу;
• Усиление информационной безопасности: Повышение требований к защите данных, внедрение современных средств защиты, аудит безопасности, обучение сотрудников;
• No-code платформы: Разработка решений для автоматизации бизнес-процессов без необходимости написания кода, что позволяет сотрудникам без опыта программирования создавать собственные приложения и автоматизировать задачи.

3. Перспективы развития средств автоматизации электронного офиса связаны с дальнейшим совершенствованием технологий и адаптацией к изменяющимся потребностям бизнеса. Ожидаемые направления развития:

• Углубление ИИ и МО: Расширение функциональности ИИ и МО для автоматизации все более сложных задач, развитие интеллектуальных помощников, персонализация сервисов;
• Развитие Интернета вещей (IoT - Internet of Things): Интеграция офисной автоматизации с IoT-устройствами, для сбора данных о работе оборудования, управлении освещением и отоплением, контроле доступа;
• Расширение облачных сервисов: Дальнейшее развитие облачных сервисов, предоставление новых функциональных возможностей, обеспечение более высокой безопасности и надежности;
• Биометрическая аутентификация: Использование биометрических данных (отпечатки пальцев, распознавание лиц) для обеспечения безопасности и упрощения доступа к системам;
• Развитие "зеленых" технологий: Внедрение энергоэффективного оборудования, автоматизация управления ресурсами, минимизация негативного воздействия на окружающую среду;
• Акцент на удобство использования (UX - User Experience): Разработка интуитивно понятных и удобных интерфейсов, адаптация систем к потребностям различных пользователей.

Заключение

В заключение следует отметить, что Автоматизация ЭО - это необходимость для современного бизнеса, в условиях высокой конкуренции и динамично меняющихся рынков, автоматизация бизнес-процессов, что повышает производительность , сокращает издержки, улучшает качество обслуживания и становится ключевым фактором в успехе. Автоматизация ЭО не просто внедрение программного обеспечение, а изменение организационной культуры, ведь для успешного внедрения автоматизации требуется изменить подход к работе, обучение сотрудников новым навыкам и постоянно совершенствовать все процессы.